Quo vadis, publications imprimées ?

Comment les catalogues de produits, les listes des prix, les fiches techniques, les brochures, les modes d'emploi et les notices d'utilisation évoluent dans le cadre de la numérisation.

Depuis plusieurs décennies, on prédit que les supports imprimés n’ont plus d’avenir. La réalité est tout autre : en effet, on continue à créer et à diffuser des catalogues, des fiches techniques, des brochures, des modes d’emploi et bien d’autres documents encore. Souvent, ils ne sont plus disponibles qu’au format PDF ou sous forme de flipbook et ne sont plus imprimés, mais le processus reste le même : les concepteurs graphiques utilisent notamment Adobe InDesign pour mettre en page, organiser les pages en chapitres et en livres avec pagination, tables des matières, etc., les améliorer au cours des cycles de correction et enfin les enregistrer au format PDF pour un affichage à l’écran ou l’impression.

Si l'on examine la situation en détail, on constate des évolutions positives, notamment en ce qui concerne la synergie entre les médias imprimés et les médias en ligne, ainsi que l'automatisation du processus de création, qui offrent d'énormes opportunités.

Encore une petite remarque concernant le terme « imprimé » : je l’utilise ici même lorsque les documents restent purement numériques – un peu comme la Corbeille sur votre bureau.

Les origines

Autrefois, le catalogue était le pivot incontesté. Il était réédité et imprimé juste à temps pour le salon. Avec plusieurs centaines de pages, parfois plus de 1 000, ce catalogue magnifiquement relié, ce « pavé », était un vecteur d’image et occupait une place incontournable dans les bureaux. La liste des prix annuelle était également considérée comme la norme pour communiquer officiellement les prix aux clients. Parallèlement, des brochures, des dépliants et des fiches techniques mettaient le produit en valeur.

L’effort nécessaire à la réalisation du catalogue était toutefois considérable :

• Les informations de produit devaient être minutieusement rassemblées.
• Il fallait concevoir une mise en page économe en espace et organiser les pages de manière judicieuse.
• Pour les changements de langue, on utilisait souvent des plaques d’impression distinctes afin de minimiser les coûts d’impression. Parfois, plusieurs langues étaient regroupées dans un même document afin d’augmenter le tirage et de réduire ainsi le coût d’impression unitaire.
• Plusieurs cycles de relecture étaient nécessaires pour vérifier le contenu et la mise en page. Même si, dans certains cas, moins de 10 % du texte était modifié, il fallait relire l’intégralité du document à chaque fois.
• La mise en page finale du catalogue, avec les pages de gauche et de droite, la pagination et la résolution des références croisées, l’index des numéros d’article et les onglets, était très fastidieuse.
• Lorsque des prix figuraient dans le catalogue, ceux-ci étaient souvent ajoutés manuellement peu avant l’impression. Cette opération prenait à elle seule plusieurs jours, voire plusieurs semaines, pour toutes les variantes de pays.
• La mise à jour avait lieu chaque année ou tous les deux ans et durait plusieurs mois. Souvent, ce n’est qu’après cela que le catalogue en ligne était mis à jour.

L’optimisation des processus jusqu’à aujourd’hui

À partir du milieu des années 90, des solutions dites de « publication de base de données » ont été mises en œuvre afin de réduire la charge de travail manuelle. Cela s’est fait grâce à l’association de logiciels de PAO (publication assistée par ordinateur) tels que PageMaker, FrameMaker ou QuarkXPress – puis, à partir de l’an 2000, Adobe InDesign – et d’une base de données. Comme la base de données n’était souvent pas reliée au système ERP, les données de produits devaient certes encore être rassemblées laborieusement, mais pouvaient ensuite être insérées automatiquement dans le document page selon des modèles prédéfinis.

Aujourd’hui, les systèmes sont très aboutis et l’automatisation est entièrement possible :

• La base de données est désormais un système PIM (Product Information System) abouti, directement relié au système ERP et au système en ligne, par exemple la boutique en ligne.
• Les outils d’automatisation de la production imprimée sont intégrés de manière transparente au système PIM ou reliés, via des interfaces, à des logiciels tels qu’InDesign.
• Adobe InDesign s’est imposé comme le leader du marché et offre des fonctionnalités de mise en page complètes et faciles à utiliser.

Les solutions logicielles elles-mêmes ont des orientations différentes en termes de nature de la mise en page, par exemple

• les catalogues industriels à la structure très rigoureuse, composés principalement de tableaux, dont certains sont des tableaux de matrice ou relationnels complexes. Dans ce cas, l’utilisation de Windows est prédominante.
• les catalogues de vente par correspondance, dont la mise en page est créative afin de créer une expérience d’achat et qui sont soumis à d’importants changements de gamme selon les saisons. Dans ce domaine, l’utilisation de Macintosh est prédominante.

Pour déterminer la qualité (et la facilité d’utilisation) d’une solution logicielle, je recommande de se poser les questions suivantes en fonction de l’usage prévu :

• Comment les règles de mise en page sont-elles définies : graphiquement ou par programmation à l’aide de scripts ?
• Comment les tableaux sont-ils créés et quelles sont les fonctions disponibles pour la mise en page des tableaux ?
• Comment les pages marketing sont-elles gérées, par exemple pour les pages d’introduction aux chapitres et les pages d’accueil ?
• Comment détecter les modifications ultérieures apportées aux données concernant des documents page déjà créés ?
• Quelles sont les fonctions livre disponibles pour contrôler les pages de gauche et de droite, les onglets, la pagination et la résolution des renvois de page, la mise à jour des prix, la création de tables du contenu et de répertoires de références d’articles, ainsi que la préparation de l'impression ?
• Quelles sont les fonctions disponibles pour créer des PDF adaptés à l'écran ou des catalogues « flipbook » ? Par exemple, l'ajout de signets et de liens vers d'autres pages.
• Dans quelle mesure la solution logicielle peut-elle être facilement mise à jour vers les nouvelles versions d’InDesign ? Y a-t-il des dépendances ?

Exemples de Best Practice pour l’utilisation des supports imprimés

Dans l’idéal, les supports imprimés et les médias en ligne se complètent. Par exemple, en incluant dans le catalogue imprimé une référence au catalogue en ligne ou à la boutique en ligne, sous forme de lien direct ou de code QR. Dans ce cas, le catalogue peut être conçu de manière plus « allégée » (et donc plus économique) : les détails techniques, les accessoires, les pièces de rechange, les dessins CAO, etc. peuvent par exemple être présentés dans leur intégralité dans le catalogue en ligne. On combine ainsi les avantages des deux mondes : une expérience tactile grâce à un catalogue imprimé allégé et des informations complètes en ligne, avec des possibilités directes de téléchargement et de commande.

Si le catalogue n’est proposé que sous forme de PDF à consulter à l’écran, on peut de toute façon se passer des détails de mise en page typiques de l’impression, tels que la distinction entre les pages de gauche et de droite avec des zones d’impression différentes, l’illustration d’images sur la marge gauche ou droite, le regroupement de plusieurs langues, etc. En revanche, d’autres éléments sont importants pour le PDF destiné à l’écran : la recherche plein texte par numéro d’article (au lieu du répertoire des références) ou encore les signets et les liens vers les références croisées vers une page.

Un petit détail me frappe à chaque fois : les numéros d’article sont souvent « embellis » par des espaces dans le catalogue. Si cela améliore la lisibilité dans le catalogue imprimé, cela nuit à la recherche plein texte dans le PDF et devrait donc être évité.

Dans certains cas, mais assez rarement, on renonce complètement à un catalogue au format PDF. Dans ce cas, les brochures – qui sont souvent imprimées – et les fiches techniques – qui ne sont proposées qu’en téléchargement au format PDF – prennent de l’importance.

La mise en page des brochures et des fiches techniques est très différente :

• Les brochures sont conçues de manière créative, en mettant l’accent sur un discours émotionnel à travers des textes marketing, des photos de produits et d’applications. Pour cela, il est important que la solution logicielle permette d’accéder aux informations de produit dans le système PIM et offre une mise en page libre. Idéalement, grâce à un plug-in InDesign. Une fois la mise en page du document dans la langue source effectuée, les changements de langue et les mises à jour doivent bien sûr pouvoir s’effectuer automatiquement.
• Les fiches techniques sont structurées de manière uniforme et mettent l’accent sur la présentation concise des données techniques et des schémas cotés. Cela nécessite un haut degré d’automatisation, sans intervention manuelle.

Nous n’avons pas encore évoqué les listes des prix, qui étaient autrefois couramment utilisées en complément du catalogue. La mise en page d’une liste des prix est souvent très simple, parfois illustrée. Ce type de listes des prix a en réalité disparu sous forme imprimée. Le cas échéant, elles sont diffusées au format PDF ou sous une forme numérique lisible, par exemple sous forme de fichier Excel ou BMEcat.

Pour finir, j’aimerais aborder la question des notices d’utilisation et d’exploitation. Celles-ci sont obligatoires en vertu de la loi. La particularité ici est que ces documentations techniques doivent être conservées et gérées par version. Dans la plupart des cas, l’obligation légale de les fournir sous forme imprimée avec le produit a été supprimée (à l’exception des produits de consommation liés à la sécurité) ; un fichier PDF suffit donc. La création des manuels d’utilisation et d’exploitation s’effectue en tout état de cause toujours à l’aide d’outils tels qu’InDesign, Word ou FrameMaker. Ces documents présentant une structure uniforme, il est recommandé d’utiliser une solution logicielle permettant d’automatiser certaines tâches, notamment en ce qui concerne les nombreux changements de langue nécessaires et les tableaux contenant des données techniques.

Conclusion

L'imprimé n'est pas mort, il s'est numérisé. Sous une forme revisitée, les supports imprimés ont encore de l'avenir :

• Les catalogues évoluent en lien avec leur présentation sur un site web, un catalogue en ligne ou une boutique en ligne. Ils sont plus succincts en termes de « données factuelles », mais plus sophistiqués dans leur approche émotionnelle ou rédactionnelle. L’avenir des catalogues réside dans une utilisation hybride.
• Les fiches techniques, les notices d’utilisation et d’exploitation, les déclarations de performances et de conformité, les brochures et les dépliants continuent d’être conçus pour l’impression, même s’ils ne sont souvent plus distribués sous forme imprimée. L’importance des fiches techniques, en particulier, ne cesse de croître.

Cela signifie que la mise en page de documents avec InDesign ou des logiciels similaires continue de jouer un rôle important. Les exigences en matière de conception et de ton s’accroissent, tandis que le nombre total de pages diminue. L’automatisation jouera à l’avenir un rôle encore plus important pour pallier la pénurie de ressources. On passe ainsi d’un travail minutieux et chronophage à un processus stratégique et agile.

À titre personnel : votre avis m’intéresserait beaucoup. Quelles sont vos idées à ce sujet, comment évaluez-vous le développement futur de la presse écrite ? N’hésitez pas à me contacter !