Thomas Kern
Herby Tessadri
Textverwaltung
Texte medienneutral verwalten und vielfach wiederverwenden
Texte werden als Textbausteine oder formatierte Fließtexte verwaltet. So können sie vielfach wiederverwendet und der Pflegeaufwand so gering wie möglich gehalten werden. Die Vielfalt an Texten kann mittels Kategorien, Versionen und Sprachen überschaubar strukturiert werden. Dank XML und Unicode können die Texte in der crossbase-Datenbank medienneutral und in allen Sprachen der Welt verwaltet werden.
Texte und Textelemente
Die Texte innerhalb des Textelementes können unterschiedliche Sprachen und Versionen aufweisen. Nur eine Textversion je Sprache wird als „aktuell" gekennzeichnet, so dass eine konsistente Verwendung sichergestellt wird. Über definierte Textauszeichnungen werden die Bestandteile als Überschriften, Absätze oder Listen gekennzeichnet. Diese Auszeichnungen sind mit DTP- und CSS-Formaten verknüpft, welche die Formatierung für Druck und Internet definieren.
Strukturierung der Texte
Textelemente gruppieren inhaltsgleiche Texte in unterschiedlichen Sprachen und Versionen. Über zugeordnete Gültigkeitszeiträume kann die Gültigkeit von Textversionen definiert werden. Textelemente können in crossbase in einer Struktur oder als Bildlegende gepflegt werden. Sie werden granular als Textbausteine oder als Fließtexte abgelegt und anhand von Textarten kategorisiert. Mit Hilfe des Textstatus wird der Übersetzungsbedarf exakt ermittelt, so dass nur Texte ohne Übersetzung oder mit geänderter Quellsprache berücksichtigt werden.
Textredaktion
Die integrierte XML-Textredaktion mit WYSIWYG-Modus beinhaltet umfangreiche Funktionen zur Erfassung und Auszeichnung von Texten. Texte können ähnlich wie in MS Word bearbeitet und medienneutral gespeichert werden. Häufig verwendete Sonderzeichen und Textbausteine können einfach abgelegt und mit einem Klick eingefügt werden. Es ist möglich, die Formate in Gruppen zu gliedern, um schnell auf diese zugreifen zu können.
Verwendungsnachweis
Auch bei mehrfacher Verwendung muss ein Textelement nur einmal angelegt werden. Dadurch wird der Pflegeaufwand enorm reduziert. Über die Elementverwendung kann auf einen Blick nachvollzogen werden, wo ein Textelemente referenziert ist bzw. verwendet wird
Redaktionsstruktur für technische Dokumentationen
Über die Redaktionsstruktur lassen sich Dokumentationen einfach und schnell erstellen. Hierzu werden Inhalte produktunabhängig in einer separat gegliederten Struktur in „Sinneinheiten“ zusammengefasst. Durch die Verknüpfung der Sinneinheiten mit einer Seitenstrecke kann die Publikation einfach zusammengestellt und mit Adobe InDesign automatisch produziert werden.
Dokumentbausteinstruktur
Textbausteine können produktunabhängig in einer eigenen Struktur gegliedert werden. So lassen sie sich mehrfach in unterschiedlichen Zusammenhängen zu verwenden, z. B. in daraus generierten Aufzählungstexten, Texten in Grafiken und Überschriften. Die Anzahl der zu pflegenden Texte wird deutlich reduziert und es ergeben sich dauerhafte Einsparungen im Änderungsmanagement und im Übersetzungsprozess.
Termverwaltung mit Rechtschreibprüfung
Die crossbase-Termverwaltung unterstützt Redakteure und Übersetzer durch ein Terminologiemanagement. Es wird sichergestellt, dass Termini an zentraler Stelle verwaltet und übergreifend korrekt verwendet werden. Dadurch werden Begriffe in der Unternehmenskommunikation einheitlich verwendet. Die Term- und Rechtschreibprüfung ist im crossbase-Texteditor integriert und die vorgeschlagenen Korrekturen können schrittweise geprüft werden.
Authoring-Integration
Redakteure können beim Verfassen von Texten auf die Autorenunterstützung von Drittsoftware, wie z. B. Congree, zugreifen. Das Prüfen von Inhalten direkt in der Textredaktion ermöglicht es, die Qualität von Texten direkt bei der Erstellung, beispielsweise im Produktmanagement, zu sichern.
Textgenerierung
Häufig werden Textbestandteile in verschiedenen Texten verwendet. Um diese Mehrfachverwendung effizient einzusetzen, werden über Textvorlagen definierte Textbestandteile vollautomatisch zusammengefügt. Dadurch werden die Pflege und der Übersetzungsaufwand spürbar verringert und die Einheitlichkeit und Aktualität der Kommunikation wird sichergestellt. Darüber hinaus lassen sich Produktmerkmale einfügen und Textauszeichnungen transformieren.
Texte mit variablen Platzhaltern
Produkttexte können variable Textbausteine in Form von Platzhaltern enthalten. Je nach Verknüpfung zu einem Produkt werden diese dann durch den konkreten Wert, der am Produkt hinterlegt ist, ausgetauscht. Dadurch kann ein einzelner Text für unterschiedliche Produkte verwendet werden. Ändern sich zudem Attributwerte am Produkt, werden diese automatisch in die Texte übernommen, ohne dass diese manuell angepasst werden müssen.
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